بیش از 10 سال به شرکت ها کمک می کنیم تا به اهداف مالی و تجاری خود برسند. مکس بیز یک آژانس مشاوره ارزش محور است.

گالری

اطلاعات تماس

051-12345678

ایران، خراسان رضوی

کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله

کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله از مهمترین مسائلی است که دغدغه مدیران می باشد. در حقیقت موضوع کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله نه تنها به موضوع و چالشهای انجام به موقع پشتیبانی تلفنی و آنلاین، برقراری تماس‌های ورودی و خروجی می پردازد ، بلکه ابعاد وسیع تری از موضوع کیفیت را نیز مورد بررسی قرار می دهد. در بسیاری از مراکز تماس و واحد های ارتباط با مشتری به اشتباه به واحد QC  گفته می شود QA . سوال مهم تر اینکه ایا هردو این واحد ها یا فرایند ها در یک واحد هستند ؟ و اینکه در مراکز تماس چند منظوره و لایه های ارتباط با مشتری نقش کدامیک مهمتر است ؟ آیا میشود این دو را از هم تفکیک کرد ؟

کنترل کیفیت و تضمین کیفیت در مراکز تماس

همانطور که در تمامی فرایند های کاری، چه تولیدی و چه خدماتی مهم است که نتایج با چه کیفیتی به مشتریان می رسد، موضوع کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله (QCC) یک جزء حیاتی در عملکرد مراکز ارتباط است. در مراکز تماس (Omnichannel) با ادغام چندین کانال ارتباطی مانند تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، چت زنده، رسانه‌های اجتماعی و موارد دیگر، اطمینان از خدمات مشتری با کیفیت و سازگار به طور فزاینده‌ای پیچیده می‌شود. فرآیندها و مدل‌های کنترل کیفیت مؤثر به مراکز تماس کمک می‌کنند تا انتظارات مشتری را برآورده کنند، عملکرد نماینده را بهبود بخشند و کارایی عملیاتی کلی را افزایش دهند. من در این نوشتار به بررسی فرآیندهای تضمین و کنترل ، بهترین مدل‌ها، آخرین روند ها و خطاهای رایج در اجرا می‌پردازم.

یک فرضیه چالشی برای من این بوده و هست که آیا چرخه دمینگ از P آغاز می شود؟ پاسخ من و نظر قابل چالش من این است خیر! از C شروع میشود ! یعنی تا اطلاعات بررسی و کنترل اولیه نباشد نمی توان برنامه ای برای اجرا داشت …!

فرآیندهای کنترل کیفیت در مراکز تماس همه‌ کاناله

1. تعریف استانداردهای کیفیت

اولین گام در فرآیند کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله ، تعریف استانداردها و معیارهای کیفیت واضح است. این استانداردها باید با اهداف سازمان و انتظارات مشتریان همسو باشد. معیارهای رایج عبارتند از:

  • وضوح تماس اول (FCR) : درصد تماس‌هایی که در اولین تعامل حل شده‌اند.
  • ارزیابی میزان تلاش مشتریان در رسیدن به نتایج (CES) : تعریف سرویس سطح سازمانی در مراحل مختلف بررسی و پاسخ به مشتریان
  • میانگین زمان رسیدگی (AHT) : میانگین مدت یک تماس یا تعامل.
  • رضایت مشتری (CSAT) : معیار مستقیم رضایت مشتری است.
  • امتیاز خالص پروموتر (NPS) : احتمال اینکه مشتریان خدمات را توصیه کنند.
  • نمرات کیفیت (QS) : ارزیابی بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده مانند پایبندی به اسکریپت ها، توانایی های حل مسئله و مهارت های ارتباطی.
  • میزان کارایی اپراتور ها (OCC) : زمان مفید ارتباط یا تماس با مشتری نسبت به کل زمان کاری یا شیفت
  • دستور العمل ها و آموزش ها : تدوین روش ها و آموزش ها در درخت دانش منسجم ، اصل مهمی در ایجاد ساختار تضمین کیفیت است .

مطالعه این مقاله به شما پیشنهاد می شود : اصول برنامه ریزی و شیفت بندی در مرکز تماس 

2.ضبط تعاملات

مراکز تماس از نرم افزارهای پیشرفته برای نظارت و ضبط تعاملات در همه کانال ها استفاده می کنند. به یاد داشته باشیم یکی از فرایندهای مفید در تضمین کیفیت، ایجاد لاگ قابل گزارش گیری در هر کانال ارتباطی است . این موضوع شامل تماس‌های تلفنی، گزارش‌های چت، مکاتبات ایمیلی و تعاملات رسانه‌های اجتماعی است که علاوه بر استفاده در فرایند کنترل کیفیت ثبت تعاملات؛ برای تجزیه و تحلیل دقیق و اهداف آموزشی بسیار مهم است. مهمتر اینکه این لاگ ها باید با الگوهای موضوعی و شاخص ها قابل گزارش گیری و جستجو باشند . توجه کنید که صرفا ذخیره سازی کافی نیست بلکه بسیار مهم است که برای مثال موضوع خاصی از تماس یا چت در همه کانال ها تگ ویژه داشته باشد .

3.نظارت ونمونه برداری

الف: نظارت در لحظه (LMP): نظارت بر داشبورد های زنده و لحظه ای از تعاملات و شاخص ها که معمولا به صورت تیمی و گروهی است اما امکان ریزدانگی تا اپراتور را دارد.

کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله

ب: گزارشات تیمی و فردی بر اساس شاخص : تهیه گزارش های تیمی و فردی که پیشنهاد می گردد از چارچوب های پارتو و مقایسه ای برای آنها استفاده شود.

کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله

 ج: نمونه برداری فردی :

توجه داشته باشید که جهت کنترل کیفت در مراکز همه کاناله ، ما نمی توانیم در یک مرکز تماس تمامی ارتباطهای برقرار شده با مشتری و همینطور تمامی تعاملات اتفاق افتاده را بررسی و رصد بکنیم، زیرا هزینه انجام این کار داشتن یک تیم بزرگ از نیروی انسانی به اندازه تعداد اپراتورهای ما در مرکز تماس است.

 بنابراین بهترین کار این است که از روش‌های مناسب نمونه برداری استفاده بکنیم تا بتوانیم به میانگین مناسبی از رفتار و کیفیت در کل آمار ارتباط با مشتری دست پیدا کنیم. آن چیزی که در نمونه برداری و آمار اطلاعات از مشتری بسیار مهم است فیلترها و ابعادی است که باید در نظر بگیریم تا بتوانیم به نمونه‌های مناسبی برسیم. قطعاً اگر جامعه آماری شما یکپارچه و یکدست باشد روش‌های زیادی یا استانداردهای زیادی از دانش آمار را می‌توانید استفاده کنید و با تعداد نمونه کمی از کل جمعیت اکتفا کنید.

مطالعه این مقاله به شما پیشنهاد می شود : مدیریت بحران در مرکز تماس 

من بر اساس تجربه شخصی برای ارزیابی سه روش پیشنهادی دارم که براساس آن بهترین مدل های نمونه برداری عبارتند از :

1.روش استفاده از شاخص‌ها :

روش استفاده از شاخص‌ها می‌تواند در ابعاد کمی و کیفی و بر اساس مقایسه برخی شاخص‌ها مثل مدت زمان ارتباط و موضوع ارتباط با همدیگر شما را به نقاط مهمی در عدم رعایت کیفیت هدایت بکند. همچنین شاخص‌هایی که به صورت هدف گذاری شده و مشخص هستند مانند و یا تعداد تکرار یک تماس از یک موضوع خاص همه این شاخص‌ها می‌توانند بر اساس اهمیت و وزن به تعداد اپراتورها ضریب داشته باشند و انتخاب شوند.

2.روش بدبینانه استفاده از هوش مصنوعی و ابزار سیستمی تربیت شده برای پیدا کردن نمونه‌های مناسب :

هوش مصنوعی با استفاده از یادگیری از دیتاها و اطلاعاتی که قبلاً از کانال‌ها و تعاملات به آن داده شده می‌تواند در ابعادی مانند حس میزان خشم مدت زمان مکالمه و حتی شاخص‌هایی که در آنها صحبت کردیم نمونه برداری را به صورت خودکار انجام داده و به شما نمونه‌ها را ارائه دهد.

3. روش نمونه گیری بدبینانه :

نمونه برداری بدبینانه بر اساس تجربه‌های بد و نقاطی است که کیفیت کمی از آنها دریافت شده و می‌توان آنها را از کانال‌هایی مانند امتیاز پایان تماس شکایات مشتریان تجربه‌های مشتری که ثبت شدند در شبکه اجتماعی یا نظرسنجی استفاده کرد.

4.ارزیابی عملکرد

تحلیلگران برای کنترل کیفیت در مراکز همه کاناله همه تعاملات ثبت شده را برای ارزیابی عملکرد عامل در برابر استانداردهای تعریف شده بررسی می کنند. این امر شامل موارد زیر می شود :

  • گوش دادن به تماس ها : تحلیلگران به تماس های ضبط شده گوش می دهند تا پایبندی نماینده به پروتکل ها و استانداردهای کیفیت را ارزیابی کنند.
  • بررسی گزارش‌های چت و ایمیل‌ها : تحلیلگران تعاملات نوشتاری را از نظر دقت، حرفه‌ای بودن و پیروی از دستورالعمل‌ها بررسی می‌کنند.
  • نظارت بر رسانه های اجتماعی : تحلیلگران پاسخ ها در پلتفرم های رسانه های اجتماعی برای به موقع بودن و مناسب بودن ارزیابی می کنند. 

5. ارائه بازخورد و مربیگری

بازخورد سازنده برای بهبود مستمر ضروری است. تحلیلگران کیفیت بازخورد دقیقی را در مورد عملکرد خود به نمایندگان ارائه می دهند و نقاط قوت و زمینه های بهبود را برجسته می کنند. جلسات مربیگری منظم به عوامل کمک می کند تا مهارت های خود را اصلاح کنند و نقاط ضعف خاص را برطرف کنند.

6. اجرای اقدامات اصلاحی

هنگامی که مسائل سیستماتیک شناسایی می شوند، اقدامات اصلاحی اجرا می شوند و به این ترتیب کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله به امری آسان تر تبدیل می شود. این ممکن است شامل بازنگری برنامه های آموزشی، به روز رسانی اسکریپت ها یا ایجاد تغییرات رویه ای برای رفع مشکلات تکرار شونده باشد.

کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله

بهترین مدل های کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله

  1. کارت امتیازی متوازن

مدل کارت امتیازی متوازن (BSC) با ادغام معیارهای مالی و غیر مالی، دید جامعی از عملکرد ارائه می دهد. در زمینه مراکز تماس، BSC این موارد را ارزیابی می کند :

  • دیدگاه مشتری : معیارهای رضایت و حفظ مشتری.
  • فرآیندهای داخلی : کارایی و اثربخشی عملیات داخلی.
  • یادگیری و رشد : آموزش و توسعه کارکنان.
  • چشم انداز مالی : مدیریت هزینه و سودآوری

رویکرد BSC ارزیابی متوازن عملکرد را تضمین می‌کند و همسویی با اهداف استراتژیک را ارتقا می‌دهد.

2. شش سیگما

شش سیگما یک روش مبتنی بر داده است که هدف آن کاهش عیوب و بهبود فرآیندها است. در مراکز تماس، شش سیگما را می توان برای موارد زیر اعمال کرد:

  • شناسایی حوزه های مشکل : استفاده از تجزیه و تحلیل داده ها برای مشخص کردن مسائل مؤثر بر کیفیت.
  • تعریف اهداف : تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه گیری برای بهبود.
  • اعمال تغییرات : ایجاد تنظیمات مبتنی بر داده در فرآیندها و رویه ها.
  • نتایج پایش : اندازه‌گیری مستمر نتایج برای اطمینان از تداوم بهبودها.

تمرکز شش سیگما بر بهبود فرآیند و کاهش نقص، آن را به مدلی قدرتمند برای افزایش کیفیت مرکز تماس تبدیل می‌کند.

3. مدیریت کیفیت جامع (TQM)

TQM یک رویکرد کل نگر است که همه کارکنان را درگیر پیگیری بهبود کیفیت می کند. اصول کلیدی TQM در مراکز تماس عبارتند از:

  • تمرکز بر مشتری : اولویت بندی نیازها و انتظارات مشتری.
  • مشارکت کارکنان : تشویق مشارکت فعال همه کارکنان در طرح های با کیفیت.
  • بهبود مستمر : تعهد به بهبود مستمر فرآیندها و خدمات.
  • تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت : استفاده از داده ها و تجزیه و تحلیل برای هدایت تصمیمات.

TQM فرهنگ کیفیت را در سراسر سازمان تقویت می کند و تعاملات با مشتری را با کیفیت بالا و پایدار ترویج می کند.

4. روش شناسی ناب

روش ناب بر حذف ضایعات و به حداکثر رساندن ارزش تمرکز دارد. در مراکز تماس، Lean را می توان در موارد زیر اعمال کرد:

  • فرآیندهای ساده : حذف مراحل غیر ضروری و کاهش ناکارآمدی ها.
  • افزایش بهره وری : بهبود گردش کار نماینده و کاهش زمان بیکاری.
  • بهبود تجربه مشتری : اطمینان از حل سریع و موثر مسائل مشتری.

تاکید Lean بر کارایی و ارزش آفرینی به خوبی با اهداف مراکز تماس همه کاناله همخوانی دارد.

مطالعه این مقاله به شما پیشنهاد می شود : اجرای گیمیفیکیشن در مرکز تماس  

آخرین روندها در کنترل و تضمین کیفیت

1. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین 

هوش مصنوعی و یادگیری ماشین انقلابی در کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله ایجاد می کنند. این فناوری ها امکان موارد زیر را فراهم می سازند :

  • نظارت بر کیفیت خودکار : هوش مصنوعی می تواند به طور خودکار تعاملات را تجزیه و تحلیل کند، بازخورد بلادرنگ ارائه دهد و روندها را شناسایی کند.
  • تحلیل پیش‌بینی‌کننده : مدل‌های یادگیری ماشینی می‌توانند مسائل بالقوه را پیش‌بینی کنند و اقدامات پیشگیرانه را توصیه کنند.
  • تجزیه و تحلیل احساسات : ابزارهای هوش مصنوعی می توانند احساسات مشتری را از تعاملات ارزیابی کنند و بینش عمیق تری در مورد رضایت مشتری ارائه دهند.

2. تجزیه و تحلیل گفتار و متن

ابزارهای پیشرفته تجزیه و تحلیل گفتار و متن تجزیه و تحلیل دقیق تعاملات صوتی و متنی را ارائه می دهند. این ابزارها در راستای کنترل کیفیت مراکز تماس همه کاناله می توانند موارد زیر را به انجام رسانند :

  • شناسایی الگوها و روندها : تجزیه و تحلیل حجم زیادی از داده ها برای کشف مسائل مشترک و زمینه های بهبود.
  • نظارت بر انطباق : اطمینان از پایبندی نمایندگان به اسکریپت ها و الزامات قانونی.
  • تقویت آموزش : ارائه آموزش هدفمند بر اساس مسائل خاص شناسایی شده از طریق تجزیه و تحلیل.

3. ادغام و یکپارچه سازی کانال ها Omnichannel

کنترل کیفیت موثر مستلزم یکپارچه سازی یکپارچه در تمام کانال های ارتباطی است و پلتفرم های Omnichannel را فعال می کنند. از مزایای یکپارچه سازی کانال ها می توان به موارد زیر اشاره کرد :

  • نظارت مداوم : اطمینان از استانداردهای کیفیت یکنواخت در تلفن، ایمیل، چت و رسانه های اجتماعی.
  • گزارش یکپارچه : جمع آوری داده ها از همه کانال ها برای تجزیه و تحلیل عملکرد جامع.
  • بهبود تجربه مشتری : ارائه خدمات ثابت و با کیفیت بدون توجه به کانال مورد استفاده.

4. نقشه برداری سفر مشتری

درک کل سفر مشتری به مراکز تماس کمک می کند تا نقاط دردناک را شناسایی کرده و کیفیت کلی خدمات را بهبود بخشند. نقشه برداری سفر شامل موارد زیر است :

  • ردیابی تعاملات : نظارت بر تعاملات مشتری در تمام نقاط تماس.
  • شناسایی تنگناها : مشخص کردن مناطقی که مشتریان با تاخیر یا مشکلات مواجه می شوند.
  • بهینه سازی فرآیندها : انجام تنظیمات برای بهبود تجربه مشتری در هر مرحله از سفر.

5. زمان واقعی داشبورد و گزارش

داشبوردهای بلادرنگ بینش فوری در مورد عملکرد مرکز تماس ارائه می دهند که عبارتند از :

  • نظارت زنده : ردیابی معیارهای کلیدی و شاخص های عملکرد در زمان واقعی.
  • گزارش های قابل تنظیم : ایجاد گزارش های دقیق متناسب با نیازهای خاص.
  • مدیریت پیشگیرانه : مدیران را قادر می‌سازد تا به‌جای واکنش به داده‌های تاریخی، به مسائلی که به وجود می‌آیند رسیدگی کنند.

خطاهای رایج در اجرای کنترل کیفیت در مراکز تماس همه کاناله

1. فقدان استانداردهای واضح : اندازه گیری دقیق عملکرد بدون استانداردهای کیفیت به خوبی تعریف شده دشوار است. مراکز تماس باید معیارهای واضح و قابل اندازه گیری را برای ارزیابی تعاملات ایجاد کنند.

2. نظارت ناسازگار : نظارت ناسازگار می تواند منجر به ارزیابی های مغرضانه یا ناقص شود. اطمینان از نظارت منظم و سیستماتیک در تمام کانال ها برای کنترل دقیق کیفیت ضروری است.

3. آموزش و مربیگری ناکافی : عدم ارائه آموزش و مربیگری کافی، اثربخشی تلاش‌های کنترل کیفیت را محدود می‌کند. برنامه های توسعه مستمر برای کمک به عوامل برای بهبود مهارت ها و عملکردشان ضروری است.

4. اتکای بیش از حد به معیارها : در حالی که معیارها مهم هستند، اتکای بیش از حد به داده های کمی می تواند جنبه های کیفی تعاملات مشتری را نادیده بگیرد. ایجاد تعادل بین ارزیابی های کمی و کیفی دید جامع تری از عملکرد ارائه می دهد.

5. نادیده گرفتن بازخورد کارکنان : کارکنان منابع ارزشمندی از بینش در مورد مسائل عملیاتی و بهبودهای بالقوه هستند. نادیده گرفتن بازخورد آنها می تواند تلاش های کنترل کیفیت را مختل کند و مشارکت کارکنان را کاهش دهد.

6. عدم تطبیق : فرآیندهای کنترل کیفیت باید با تغییر انتظارات مشتری و روند صنعت تکامل یابد. عدم تطبیق می تواند منجر به شیوه های منسوخ شده شود که دیگر نیازهای فعلی را برآورده نمی کند.

نتیجه

کنترل کیفیت در مراکز تماس همه‌ کاناله فرآیندی چندوجهی است که نیازمند استانداردهای واضح، نظارت مستمر و بهبود مستمر است. بهترین مدل‌ها مانند کارت امتیازی متوازن، شش سیگما، TQM و ناب چارچوب‌هایی را برای مدیریت کیفیت مؤثر ارائه می‌کنند. پذیرش آخرین روندها، از جمله هوش مصنوعی، تجزیه و تحلیل گفتار و متن، ادغام همه کانال، نقشه سفر مشتری و داشبوردهای بلادرنگ، می تواند تلاش های کنترل کیفیت را به طور قابل توجهی افزایش دهد. اجتناب از خطاهای رایج در اجرا، تضمین می کند که فرآیندهای کنترل کیفیت مؤثر و همسو با اهداف سازمانی باقی می مانند.

سازمان ها می توانند با تمرکز بر کنترل کیفیت مراکز تماس همه‌کاناله می‌توانند تجربیات استثنایی مشتری را ارائه دهند، عملکرد نماینده را بهبود بخشند و به برتری عملیاتی دست یابند.

اخیرا دوره‌ای با نام بوت کمپ تربیت مدیران ارتباط با مشتری برگزار شده که من تلاش کردم در این دوره تمرکز خاصی روی موضوع کنترل کیفیت و تضمین کیفیت در مراکز ارتباط با مشتری داشته باشم. بسیاری از مسائلی که به صورت صرفاً موضوعی در این مقاله مطرح شد هر کدام نیاز به بسط و توضیح کلان دارد حتی نیاز دارد به صورت کارگاهی آموزش‌های کاربردی در آنها پیاده شود و من صرفاً برای آشنایی مخاطبین به معرفی این موضوعات در این مقاله پرداختم. 

یک دیدگاه بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *