بیش از 10 سال به شرکت ها کمک می کنیم تا به اهداف مالی و تجاری خود برسند. مکس بیز یک آژانس مشاوره ارزش محور است.

گالری

اطلاعات تماس

051-12345678

ایران، خراسان رضوی

چه چیزی باعث میشود واحد شکایات را از دید مشتریان پنهان کنیم؟

اگر همین امروز با بسیاری از سازمان های بزرگ برای پیگیری یک موضوع تماس بگیرید در IVR و معرفی شرکت، رد و خطی از واحد شکایات دیده نمی شود!  و متاسفانه هرچقدر آن سازمان بزرگتر و دارای مشتریان بیشتری هست، این موضوع احتمال وقوع بیشتری دارد.  برای مثال آیا می دانستید اگر با بسیاری از برند های معروف تماس بگیرید دستورالعملی در مرکز تماس وجود دارد که اگر مشتری گفت با واحد شکایات کار دارم و اصرار کرد او را به واحد شکایات وصل کنید؟!

   من سعی ندارم بر درست بودن یا غلط بودن این موضوع نظر قطعی بدهم ؛ زیرا برای اینکه ما در ماموریت ارتباط با مشتری تلاش کنیم تا واحد شکایات را پنهان کنیم دلایل مختلف و ابعاد گسترده ای وجود دارد. من در تعامل و تجربه ای که از سازمان های بزرگ داخل کشور داشتم دلایل زیر را شناسایی کرده ام  که شاید بتواند به فعالین حوزه ارتباط با مشتری و مراکز ارتباط کمک  کند و یا می تواند منجر به تغییر رویکرد آنها در خصوص این موضوع شود.  

مطالعه این مقاله به شما پیشنهاد می شود : استراتژی مدیریت تجربه مشتری چیست ؟ 

واحد شکایات مشتریان

مطالعه این مقاله به شما پیشنهاد می شود : لوپ در مسیر سفر مشتری 

علل پنهان کردن بخش شکایات مشتریان در سازمان ها

  1. از نظر سازمان ها، هر مشتری که با مرکز تماس ارتباط می گیرد در صورتی که واحد شکایات را در واحدهای در دسترس داشته باشد به راحتی ترجیح می دهد ارتباط خود را با واحد شکایات برقرار کند و با کارشناس مخصوص این بخش صحبت کند تا با کارشناس مرکز تماس ! این امر به این دلیل اتفاق می افتد که عموم مردم در جامعه ما تصور می کنند که در صورت ثبت شکایت روند امور انجام کارها با سرعت بیشتری صورت می گیرد.
  2. بهای تمام شده رسیدگی به امور مشتریان در واحد شکایات حدود ۲۵ تا ۳۰ درصد گرانتر از واحد ارتباط با مشتری است
  3. شاخص های اندازه گیری شکایت موضوع مهمی در دپارتمان های ارتباط با مشتری هستند که ممکن انتفاعآت داخل سازمان یا برندینگ بیرون سازمان را تحت تاثیر قرار بدهند. 
  4. برخی از طراحان مسیر ارتباط با مشتری معتقد هستند کلمه شکایت پیش زمینه منفی و پذیرش خطا رو در ذهن مشتری ایجاد میکند؛ بنابراین بهتر است تا زمانی که خود مشتری در روند تجربه خود پی نبرده که از یک عامل مربوط به سازمان شما شکایت دارد و آن را اقرار نکرده است بهتر از تلقین این موضوع خودداری کنیم.
  5. در ذهن مدیران واحد شکایت این تصور وجود دارد که در بهترین حالت عملکردی و کیفی سازمان؛ بازهم اقیانوسی از شکایات بیرون سازمان منتظر رخنه هستند تا مانند سیلاب بر سر آن خراب شوند. پس ما اگر نمونه هایی از شکایات را حل کنیم با موضوعات مشترک در بین بقیه، میانگین خوبی از مشکلات حل خواهد شد.
  6.  تعداد زیادی از کسانی که شکایت دارند موضوع شکایت شان ربطی به سازمان ما ندارد. یعنی به دلیل عدم درک محصول یا کالای ما توانایی تشخیص محدود خدمات سازمان عملا در آنها وجود ندارد. بنابراین بهتر است به جای گسترده تر کردن واحد شکایات ، در آموزش مشتریان تلاش کنیم. 
  7. واحد شکایات می تواند به دلیل دام گذاری و سیاه‌نمایی رقبا برای ما، محل پر ریسکی برای سازمان باشد. هر زمان رقبای ما واحد شکایات را از حالت پنهان خارج کردند ما هم این کار را انجام می دهیم. 
  8. بعضی مدیران معتقدند به زودی مشکلات رفع میشود و دیگر هیچ شکایتی باقی نخواهد ماند. کافیست کمی تحمل کنیم تا این دوره بهبود محصول و خدمت طی شود پس در این دوره کوتاه مدت، اضافه کردن هزینه ای بابت شکایات صرفاً بهای تمام شده ما را افزایش میدهد.
  9. در برخی موارد نیز رهبران کسب و کارها معتقدند سازمان ما در ناراضی ترین حالت مشتریان هم سودده شده است و مزایای ایجاد واحد اختصاصی رسیدگی به شکایات در دید مشتریان از نظر سودآوری تغییر زیادی در نتایج کلی سازمان نخواهد داشت. 

مطالعه این مقاله به شما پیشنهاد می شود : مدیریت تجربه در طراحی باشگاه مشتریان 

کلام پایانی

کسب و کارها همواره تلاش می‌کنند تا حد امکان رضایت مشتریان خود را جلب کنند، اما شکایت مشتریان اجتناب ناپذیر است! به عنوان متخصص کسب و کار با سالها تجربه در راه اندازی ،مشاوره و آموزش در این حوزه معتقدیم به سازمان هایی که این ترس یا مشکل رادارند می توان کمک زیادی داد چرا که اطمینان داریم بخش عمده ای از شکایات مشتریان ناشی از عدم شناخت یا طراحی مناسب فرایند مسیر سفر مشتری پدید می آید. چنانچه قصد مشاوره تخصصی در این زمینه را دارید آقای مهندس سعید رستم اف  کمک می کند با رویکرد کاهش هزینه و افزایش سودآوری و کاهش شکایات و بهبود برند دغدغه های سازمان شما در این موضوع کمتر شود.

(1) دیدگاه

  1. پیام پورمهدی
    30 اردیبهشت 1403

    متاسفانه سازمان های بزرگی مثل دیجی کالا امکان ارتباط مستقیم مشتری با واحد شکایات رو هم بسته ان و نه شما رو به اون واحد اتصال میدن و نه در صورت ثبت درخواست به موقع برای پیگیری باهاتون تماس میگیرن. حذف واحد شکایات از درگاه های مستقیم مشتریان ، میتونه حس بی اهمیتی مشتری برای اون سازمان رو تقویت کنه و خودش میتونه به تنزل برند تبدیل شه.
    از نظر من اگر سازمان ها به جای حذف درگاه مستقیم ارتباطی ، روی نقاط تماس و درد مشتریان کار کنن و براش بتونن راهکاری ایجاد کنن ، میتونن تجربه سفر خوبی رو برای مشتری ایجاد کنن .
    جالبه .تجربه من با شرکت قطرایرویز به گونه ای بود که واقعا تجربه سفر مشتری رو به واقع دیدم. من از درگاه اپلیکیشن همراه بلیط این ایرلاین رو خریداری کردم و این شرکت تمامی نقاط درد شناسایی شده رو با پوش کردن ناتیفیکیشن از همین درگاه به من مشتری اطلاع رسانی میکرد . مواردی همچون ترافیک مسیر فرودگاه، زمان حرکت بر اساس استانداردهای خودش، کانتر پرواز از روی لوکیشن، گیت ، هدایت به سمت کانتر تپی فرودگاه بزرگ حمد، اطلاع رسانی اینترنت رایگان ماهواره ای در ارتفاع مشخص و هزینه های خریداری حجم اضافه و …

    در سازمان های ایرانی برای رسیدن به تعالی کار بسیار است و تعالی یک فرهنگ است که از بالا به پایین باید شکل گیرد

یک دیدگاه بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *